Leitfaden und Anregungen zur Organisation von Wochenendtreffs
Wochenendtreffs sollten prinzipiell möglichst familienfreundlich gestaltet sein. Es sollte immer darauf geachtet werden, dass Zeitfenster für Geselligkeit und Kameradschaft eingeplant werden.
Kostenaufwand / Clubbeteiligung
Der Club hilft die Wochenendtreffs zu finanzieren. D.h. jährlich werden die einzelnen Treffen mit einem budgetierten Beitrag von maximal Fr. 1000.-- unterstützt.
Der Organisator budgetiert sein Treffen, und nimmt Kontakt mit dem Events-Supporter auf.
Der Veranstalter teilt mit, was im Preis inbegriffen ist und wofür die Teilnehmer selber aufkommen müssen.
Unkostenbeitrag
Mittels Einzahlungsschein an den Veranstalter oder bar auf Platz, bezahlt der Teilnehmer direkt einen Beitrag pro:
- Erwachsenes: Fr. 20.--
- Kind bis 16 Jahre: Fr. 10.--
Voranmeldung, Bekanntmachung
Bestimmung des Datums an der GV in Koordination mit dem Jahresprogramm.
Voranmeldung im Ländyheftli mindestens 2-3 Monate im voraus.
Bei ausserordentlichen Bekanntgabe und Versendung der Anmeldung, können die Kuverts sowie die aktuellen Adressetiketten beim Sekretär verlangt werden.
Definitive Anmeldung
Leicht findbarer Treffpunkt bestimmen. Der Treffpunkt muss unmissverständlich sein, eine genaue Wegbeschreibung (Kroki) hilft den Teilnehmer(inne)n, ihn zu finden.- Eventuell Wegweiser abbilden
- Kartenausschnitt kopieren
- Km-Angaben machen
- Ev. Einweisungsposten aufstellen
- Club-Wegweiser aufstellen (Fahne oder gelbe Pfeile)
- Händi-Nummer für Notfälle oder Verspätete angeben!
Wahl des Datums
- Auf Schulferien achten
- Auf andere Landrover-Anlässe achten, Terminkollisionen vermeiden
- siehe dazu am besten in unserem Land-Rover Kalender nach
Wahl des Zeitpunkt
- Nicht zu früh, Schulzeit und Hinfahrt beachten
- Auf Pünktlichkeit hinweisen - Wartezeit z.B. 15 Minuten
- Je nach Programm könnte schon am Vorabend ein Treffpunkt vereinbart werden
Programm
- genau definieren
- genügend Zeit einräumen
- Unvorhergesehenes vorsehen ("Plan B" oder Ersatzprogramm)
- Auflösung nicht zu spät (lange Heimfahrt)
- Minimale / maximale Teilnehmerzahl festlegen (wo angebracht)
Verantwortung
- Wer trägt die Verantwortung?
- Wird an Sicherheiten gedacht?
- Rechtliche Absicherung
- Wer übernimmt die Haftung bei Geländeschäden oder Unfällen?
- Wird Lokalität oder das Gelände so verlassen wie angetroffen?
Erste Hilfe
- Grundkenntnisse
- Ausrüstung
- Vorbereitung im Ernstfall
- Im Voraus abklären, wo sich der nächste Arzt, das nächste Spital befinden!
Checklisten und Anregungen für Anlässe
Für Fragen und Anregungen könnt Ihr Euch an unseren Events-Supporter, Nick Sonderer (events@lros.ch) wenden.
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